Organisasi dan Struktur Organisasi

“A Clear Vision, Backed By Definite Plans, Gives You A Tremendous Feeling Of Confidence And Personal Power.” – Brian Tracy

Mengapa kita harus dilahirkan? Serta harus menanggung beban hidup, belajar berjalan, sekolah, kuliah, bekerja, dan akhirnya mati dalam kesakitan. Lagipula, kita tidak pernah meminta untuk dilahirkan?

Pertanyaan ini banyak sekali diperbincangkan dan juga sering kali diperdebatkan oleh banyak orang dari berbagai macam kalangan. Hal ini menjadi hal yang menggelisahkan, seiring dengan tekanan hidup yang menyertai bertambahnya usia seseorang. Semakin dewasa, tantangan hidup dan tanggung jawab semakin berat. Maka dari itu, menetapkan dan merencanakan tujuan hidup sangatlah penting bagi diri kita karena tujuan hiduplah yang akan menentukan siapa diri kita kelak. Perencanaan tujuan hidup sangat penting dalam mengarahkan langkah hidup seseorang. Tanpa memiliki tujuan hidup yang jelas, kita hanya akan berputar-putar di tempat yang sama, seperti seekor hamster berlari di dalam sebuah roda. Sekuat apapun usahanya, ia hanya berlari di tempat yang sama tanpa bisa maju. Agar tidak terjebak dalam rutinitas tanpa hasil, maka kita membutuhkan tujuan hidup yang jelas. 

Seperti hal nya dengan kehidupan, sebuah organisasi pun memiliki perencanaan dalam menentukan tujuannya. Organisasi adalah beberapa orang yang melakukan peran kepimpinan, sedangkan yang lain harus berpartisipasi dalam peran pengikut, Gibson, dkk (2011). Sedangkan menurut Langton & Robbins (2007) organisasi adalah unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari sekelompok orang, yang berfungsi secara terus menerus untuk mencapai tujuan bersama atau serangkaian tujuan. George & Jones (2012) mengatakan organisasi adalah suatu pondasi yang didalamnya terdapat proses untuk membangun struktur hubungan kerja di antara para pekerja, guna mencapai tujuan bersama secara efektif.

Menurut 3 definisi organisasi diatas dapat disimpulkan bahwa "organisasi merupakan kumpulan orang yang menjalankan peran kepemimpinan disertai partisipasi pengikut yang saling berhubungan membentuk proses secara terus menerus untuk mencapai tujuan bersama." Contoh dari organisasi adalah sekolah, rumah sakit, gereja, unit militer, toko ritel, depertemen kepolisian, dan lembaga pemerintah lokal. Sebuah perencanaan dalam perusahaan dan organisasi merupakan hal penting yang harus dilakukan agar program-program tersebut dapat menunjang terlaksananya tujuan dari perusahaan atau organisasi.  Seperti hal yang dikatakan oleh Stephen Robins dan Mary Coulter perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi / struktur untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasi seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Struktur organisasi adalah suatu sistem formal dari hubungan pelaporan tugas dan pekerjaan yang menentukan bagaimana karyawan menggunakan sumber dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi (George & Jones, 2012). Gibson, dkk (2011) mengatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal tentang bagaimana orang dan pekerjaannya dikelompokkan. kemudia Langton & Robbins (2007) mengatakan bahwa struktur organisasi adalah bagaimana tugas secara formal dibagi, dikelompokkan, dan terkoordinasi. Dalam hal ini kita dapat menyimpulkan bahwa struktur organisasi merupakan "Suatu sistem formal dari hubungan pelaporan tugas dan pekerjaan yang menentukan bagaimana karyawan menggunakan sumber dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi."

Menurut Langton & Robbins (2007) Model struktur organisasi dapat digambarkan seperti "struktur piramida tinggi", atau bisa juga "relatif datar". Struktur dengan model relatif datar atau flat berfungsi ketika kita memiliki masalah, kita dapat dengan mudah berbicara dengan orang di bagian atas organisasi. Tapi beda halnya dengan model struktur piramida, dalam struktur piramida pesan akan secara beruntun melalui manajer-manajer kita sampai akhirnya  diterima puncak organisasi.

Hal penting yang harus diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi menurut Langton & Robbins (2007), George & Jones (2012) serta Gibson, dkk 2011.

Salah satu hal yang dibutuhkan dalam membentuk struktur organisasi yang efektifadalah dengan cara membuat stuktur fungsional. Struktur fungsional merupakan struktur organisasi yang mengelompokkan orang-orang yang memiliki posisi yang sama, memegang beberapa tugas yang sama, atau yang menggunakan jenis keterampilan yang sama (George, J. M., & Jones, G. R. 2012).

Studi Kasus :

• Situasi = 

Sebuah perusahaan menginginkan secepatnya karyawan bertanggung jawab memberi laba nyata bagi perusahaan. Apabila berhasil, setelah kemampuan karyawan berkembang, perusahaan memberi tanggung jawab yang lebih besar lagi. Falsafah pengembangan tanggung jawab ini digabungkan dengan konsep yang disebut sebagai “fully burdened profit center”.

Dalam konsep ini, profit center menanggung biaya langsung plus biaya overhead korporat yang dialokasikan kepada profit center tersebut. Biaya overhead tersebut, bersama dengan pendapatan yang dihasilkan masing-masing profit center, digunakan untuk menghitung posisi laba rugi bulanan. Hasil kumulatif profit center dalam suatu divisi menghasilkan laba rugi divisi dan kumulatif laba rugi divisi menghasilkan laba rugi Grup.

Isu utama dalam studi kasus ini adalah sebagai berikut:

• Pengalokasian biaya overhead dan biaya tidak langsung secara adil pada masing-masing profit center.
• Pengembangan sistem pelaporan dan prakiraan (forecasting) pada level pelaporan yang paling rendah dan yang akan memungkinkan agregasi (penggabungan) dalam divisi dan sampai level Grup.
• Perekrutan, pengembangan dan pelatihan  staf yang mampu bekerja dalam struktur ini dan berjuang dalam budaya ini.
• Pengembangan proses perencanaan tahunan yang efektif yang merupakan kombinasi parameter dari bawah ke atas (bottom-up) dan dari atas ke bawah (top-down) di mana sasaran bisnis pusat laba diasimilasikan ke dalam rencana dan sasaran pertumbuhan Grup.

1. Solusi

Strategi yang diambil perusahaan adalah merekrut karyawan lulusan pendidikan S1 untuk memberi tenaga baru dengan kapasitas intelektual yang diinginkan.

Tahun pertama bagi karyawan baru adalah mengikuti kombinasi pelatihan teknis dengan mendapatkan pengalaman di lapangan di profit center. Pada awal tahun, masing-masing profit center mengidentifikasi lulusan S1 yang dibutuhkan, dengan menanggung biaya perekrutan dan pelatihan.

Program perekrutan karyawan baru dikelola oleh Departemen SDM Grup, yang juga memonitor perkembangan karyawan yang direkrut sejak awal tahun. Salah satu sasaran dari proses ini adalah mengidentifikasi pola dan tren yang akan membantu memastikan proses seleksi awal dapat mengidentifikasi karakteristik karyawan yang baru direkrut yang membuat kemajuan terbaik dari segi pengembangan karier.

Bagi mereka yang sudah berada dalam perusahaan yang telah lolos program pelatihan, proses pengembangan karier membawa mereka melewati serangkaian peningkatan level tanggung jawab untuk mencapai hasil tertentu.

Ketika seorang karyawan berhasil menunjukkan kemampuan untuk menjalankan suatu level tanggung jawab tertentu – misalnya sebagai pemimpin tim atau manajemen proyek – mereka berhak untuk menerima peran dengan lingkup tanggung jawab yang lebih besar dan lebih luas.

Mereka menjadi sangat akrab dengan perencanaan keuangan dan pemodelan laba karena mereka juga menjadi bagian dari proses perencanaan anggaran tahunan.

Pada tahap tertentu dalam karier mereka maju ke hadapan panel promosi. Salah satu sasaran panel ini adalah untuk memastikan bahwa karyawan berkinerja tinggi di divisi-divisi tidak akan terlewat untuk mendapat kesempatan memegang peran eksekutif pada bagian lain yang perlu diisi.

Daftar pustaka :

George, J. M., & Jones, G. R. (2012). Understanding and Managing Organizational   Behavior, 6th Edition. New Jersey: Pearson Education.

Gibson, J L., Ivancevich, J.M., Donnelly, J.H., & Konopaske,R. (2011). Organizations Behavior, Structure, Processes. NewYork: McGraw-Hill Education.

Langton, N. & Robbins, S., P. (2007).Organizational Behaviour: Concepts, Controversies, Applications, Fourth Canadian Edition (4th) Pearson Education Canada.